Waarde van de auditfile familie
De grote waarde is dat de data direct voor analyse ingelezen kan worden. Software leveranciers zijn namelijk niet altijd even behulpzaam om inzicht te geven in het datamodel wat nodig is om analyses mogelijk te maken. Bovendien kost het opbouwen van een datamodel voor het maken van de analyses meestal veel tijd.
Door het standaard bestandsformaat kunnen auditfiles uit verschillende softwarepakketten met hetzelfde ‘inleesscript’ geanalyseerd worden.
Doe daar dus uw voordeel mee ! Het is vooral interessant voor mensen die te maken krijgen met veel verschillende pakketten. Zoals accountants, belastingadviseurs, curatoren en bedrijfsadviseurs. Maar ook controllers en administrateurs kunnen er zeker hun voordeel mee doen al is het maar om de eerste stappen te zetten op het gebied van data analyse.
Geschiedenis van de auditfile familie
De geschiedenis van de auditfile start ergens rond 2000 met een initiatief van de Belastingdienst.
De Belastingdienst had als doel elektronische administraties via een standaard bestandsformaat in te kunnen lezen, zodat de controle van de administraties efficiënter uitgevoerd kan worden.
In eerste instantie was er alleen de financiële auditfile in ASCII formaat (ADF), later kwamen daar de volgende auditfiles in XML formaat bij:
- XAF – Financiële administratie
- XAS – Salaris administratie
- XAA – Afrekensystemen (kassasystemen)
- XAR – Rittenregistratie
- XAB – Boordcomputers
Verder zijn de volgende auditfiles onderhanden / nog niet omgezet naar XML
- XAC – Container terminals (Rotterdamse haven)
- XAT – Toegangssystemen
- XAL – Logistieke transacties
Internationale ontwikkelingen
Internationaal worden de auditfiles “Standard Audit File for Tax” (SAF-T) genoemd. En van recentere datum is de ontwikkeling van de ISO/TC295 norm.
Met name de laatste kan bij een grote acceptatie tot gevolg hebben dat er één internationale standaard komt. China gaat deze norm in ieder geval verplichten. Softwareleveranciers in deze landen zullen dus verplicht worden de norm in te bouwen.
Nederland heeft geruime tijd voorop gelopen met de auditfile familie. De familie als uniek medium voor gestandaardiseerde uitwisseling van administratieve gegevens. Met bovenstaande ontwikkelingen denk ik dat Nederland nog steeds enigszins voor loopt, maar er is wel aandacht nodig om de leidende positie te houden.
Naar mijn idee is dit belangrijk om het Nederlandse bedrijfsleven in staat te stellen om eenvoudig analyses uit te voeren en daarmee de bedrijfsvoering efficiënt te houden en in ieder geval niet achter te gaan lopen op ons omringende landen.
Verschil Nederlandse en internationale standaarden
Tussen de Nederlandse en internationale standaarden zijn enkele grote verschillen te onderkennen:
- Nederland kent in de wet geen verplichting tot het inbouwen van de auditfile, in het buitenland bestaat wel vaak een verplichting of gaat een verplichting ontstaan voor het inbouwen van de SAF-T / ISO norm in administratieve software.
- Nederland kent geen vast rekeningschema waarin bijvoorbeeld het grootboek aangeleverd dient te worden. Waardoor de vergelijkbaarheid van bedrijven altijd maatwerk is.
Indien RGS toegepast wordt, is dit wel op het niveau van veel landen om ons heen. - De auditfiles kennen behoorlijk wat onverplichte velden omdat niet ieder softwarepakket alle informatie heeft.
Er is een herenakkoord met de softwareleveranciers dat als de data aanwezig is dit door de softwareleverancier aangeleverd wordt, ook als het veld onverplicht is. Helaas wordt dit herenakkoord niet altijd nagekomen.
Selecteer hieronder één van de links voor verdere informatie over een specifieke auditfile of andere interessante links over auditfiles.