De XAS auditfile heeft betrekking op de salarisadministratie.
In de XAS zijn de volgende gegevens opgenomen:
- Inhoudingsplichtige, o.a. naam, fiscaal nummer, vestigingslocatie en looncomponenten (bijv. brutoloon, overwerk, pensioen, loonheffing, etc.)
- Werknemers, o.a. naam, BSN, geboortedatum, woonadres etc.
- Inkomstenverhouding, dit zijn o.a. de arbeidsovereenkomsten met de details van de verloning per periode
Kortom interessante informatie om in detail inzicht te krijgen in vaak één van de grootste kostenposten van uw bedrijf. Analyseer uw salaris auditfile en krijg bijvoorbeeld inzicht in wie en wanneer overwerk uitbetaald krijgt, wat zijn de top 10 personeelsleden qua beloning. In welke periode zit er veel overwerk en is het wellicht verstandig om extra personeel aan te trekken? Hoe is de leeftijdsopbouw per functie / afdeling, waar wonen uw medewerkers ten opzichte van de locaties waar ze werkzaam zijn.
In de loop van de jaren bleek dat de auditfile salaris meer dynamisch is dan andere auditfiles omdat de wetgeving rondom salarissen erg dynamisch is. Daarom is vanaf 2017 besloten om ieder jaar een nieuwe versie van de XAS uit te brengen. Het analyseren over de jaren heen is daarmee iets lastiger geworden.
Door de inwerkingtreding van de AVG per mei 2018 zijn er velden die niet meer meegegeven worden voor de advies- / controlepraktijk. Wil je die toch in de auditfile hebben en onder de AVG ook mogen verwerken dan dien je de auditfile voor de Belastingdienst te selecteren.
Het ontbreken van deze gegevens (bijvoorbeeld: naam, voorletters, geslacht, nationaliteit) kan het erg lastig worden om de auditfile te gebruiken voor management doeleinden. Indien de auditfile voor de Belastingdienst aangemaakt wordt zijn wel alle gegevens aanwezig. Maar wees u bewust met welk doel u AVG gevens verzameld en verwerkt en of dit onder de geldende wetgeving mag.