Analyse van uw kassa gegevens met de auditfile afrekensystemen

Behoefte aan meer stuurinformatie

Kassa systemen worden vooral in de retail en horeca gebruikt.

Hieronder vallen dus ook veel ondernemers die getroffen zijn door de maatregelen om Corona verspreiding te voorkomen.

Meer dan ooit is het dan ook nodig om goed inzicht te hebben in uw verkoop gegevens om uw bedrijf nog beter aan te sturen. Welke activiteiten moet ik uitbouwen en welke activiteiten moet ik stoppen.

Het gebruik van de data in uw kassasysteem kan hierbij behulpzaam zijn.

Hoe kan ik mijn (ruwe) data gebruiken?

Om data eenvoudiger te kunnen gebruiken in andere systemen zijn er ‘standaard’ bestandsformaten. De auditfile afrekensystemen is zo’n standaard bestandsformaat. Maar ook een standaard export formaat naar Excel of CSV van uw kassa administratie kan u hierbij helpen.

Hoe kan ik starten met een auditfile afrekensystemen

Om ondernemers / administrateurs te helpen met de eerste stappen in de analyse van de kassa systemen heb ik voor Analytics Library een Power BI template gemaakt.

Met deze template kunt u meerdere jaren en eventueel meerdere bedrijven inlezen. Standaard zijn er al diverse interactieve analyses aanwezig die u kunt gebruiken, zoals:

• Opbouw verkopen per uur en per dag.
  Handig om personele bezetting in te plannen, maar ook om bijzonderheden te ontdekken die u zonder de data niet (zo snel) zou zien.
• Vergelijking kassatotalen per dag per kassaregister.
  Zijn alle kassa’s nodig, zijn verschillen verklaarbaar?
• Een proces visualisatie m.b.v. process mining op de kassa gebeurtenissen. Om u inzicht te geven of de processen lopen zoals u ze zou verwachten. 
• Hoe sluiten de kassatransacties aan met Benfords Law. Dit is een wetenschappelijke verdeling van het eerste getal in administraties en kan dus een indicator zijn voor frauduleuze handelingen
• Kassabonregels die afwijken met het totaalbedrag
• Welke kassa acties zijn er geweest en door wie?

Onderaan de pagina staat een (interactief) voorbeeld waar enkele Noorse ‘dummy’ auditfiles ingeladen zijn. Helaas heb ik geen Nederlandse dummy/demo bestanden, dus mocht u die hebben ontvang ik die graag om het model verder te verbeteren mocht dit nodig zijn.

U kunt het voorbeeld met de dubbel pijl beeldvullend maken.

Kan ik er nog meer mee?

Ja, uiteraard kunt u het Power BI bestand zelf verder uitbouwen.

Het datamodel is in het Power BI bestand beschikbaar en kunt u gebruiken. Zo kunt u vergelijkbaar met draaitabellen in Excel uw analyses, standaard rapporten en interactieve dashboards bouwen.

Een nieuwe export van de auditfile uit uw kassa systeem  is alles wat nodig is om de analyses, overzichten en dashboards weer bij te werken. 

Kortom een zeer eenvoudige manier om de eerste stappen te zetten op het gebied van data analyses op uw financiële administratie. 

Kan ik dit zo gebruiken?

Ja, als uw kassa systeem de export van een auditfile afrekensystemen (XAA321) ondersteunt. Vraag hiernaar bij uw leverancier. In Noorwegen is dit formaat verplicht en gebaseerd op de Nederlandse versie, dus kassasystemen die daar gebruikt worden kunnen ook gebruikt worden.

Wilt u zelf aan de slag met uw auditfile afrekensystemen en de Power BI template, voeg dan het volgende gratis product toe aan uw winkelmandje.

Uiteraard ben ik erg benieuwd naar uw ervaringen.

Veel succes ermee,

Olaf de Vriend

Extra informatie

Wilt u meer weten over de auditfile afrekensystemen, kijk dan eens op deze pagina naar het filmpje en/of de omschrijving. 

Heeft u Power BI desktop nog niet geïnstalleerd, kijk dan eens naar mijn blog over het installeren van Power BI Desktop 

Wat is analytics library?

Analytics Library is een open source project om data analyse in de accountancy aan te jagen met standaard inleesscripts en analyses.

Voor dit project heb ik de Power BI template gemaakt die:

• de XAA3.21 file inleest
• diverse standaard analyses bevat

 Voor alle andere gebruikers van kassa administraties kan deze template ook goed bruikbaar zijn.
Denk aan ondernemers, fiscaal adviseurs, M&A consultants, curatoren etc.